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La app más práctica de gestión documental de RRHH

Una buena gestión empresarial implica que departamentos clave de la organización hagan el análisis de toda la información que reciben.

La app más práctica de gestión documental de RRHH
Por Isaac en Software
el  16  de  marzo  2021
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El mundo empresarial, gracias a las nuevas tecnologías, evoluciona hacia la digitalización de las diferentes áreas, tanto las productivas, como las de gestión. Una de las características más interesantes de los softwares de gestión, cada vez más extendidos, es el de la gestión documental, un elemento que hoy analizamos en este artículo.

¿Qué es la gestión documental?

En general, una buena gestión empresarial lleva implícito que departamentos clave de la organización lleven a cabo el análisis de toda la información que reciben. Así, la cantidad de información es muy grande y el análisis de todo ello hace que no se pueda llevar un análisis correcto por no tener el tiempo suficiente para procesar todos los datos.

Por ejemplo, una app de reloj laboral, como la de Sesame Time, nos va a permitir controlar la jornada laboral de los empleados, pero también los tiempos de trabajo invertidos en los diferentes procesos y tareas. Y ese dato puede ser tan importante, como crítico: es posible que haya procesos que rectificar porque se invierte demasiado tiempo o el empleado no es la persona adecuada para desarrollarlos.

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Gestión documental y Recursos Humanos

Contratos, documentos personales, sueldos y nóminas, bajas médicas y documentación en general sobre los empleados, deben ser gestionados en el día a día de las empresas. Muchos documentos físicos, que pueden ser digitalizados y archivados en un servidor externo que facilita que cualquier responsable pueda acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Así, todos estos documentos y datos pueden almacenarse de manera confidencial y sin permitir el acceso a personas que no deben verlos, dado que son datos confidenciales de las personas que trabajan en la empresa y no todo el mundo debe saberlos.

Ventajas de este tipo de gestión

Como vemos, la protección de datos confidenciales de las personas, que podrían poner en peligro a la misma empresa (como el conocer el salario de un directivo), quedan perfectamente protegidos de los empleados que no tienen ninguna necesidad de saberlo.

Pero también este sistema acaba con la necesidad de un archivo físico que ocupa muchísimo espacio, gracias a la digitalización de todos estos documentos. También permite acceder a la información de una manera mucho más ágil y rápida, en el momento que se necesita consultar, sin tener que esperar a encontrar el documento físico en un archivo.

Como hemos visto, el departamento de recursos humanos es un área que concentra una enorme cantidad de documentos y este tipo de herramientas facilitan una mejor gestión y un ahorro de tiempo en un departamento que necesita de ese tiempo para poder realizar los análisis que permitan mejorar la gestión del capital humano de una empresa.

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Una herramienta de muchas

Esta herramienta es una de las muchas soluciones que el software de recursos humanos como el de Sesame Time ofrece a sus clientes. Grandes empresas de todo el mundo confían en este servicio porque permite un interesante ahorro de costes en los departamentos de recursos humanos. Se calcula que estas herramientas incrementan la capacidad de gestión de este departamento.

También son herramientas que ahorran mucho tiempo. Este es el caso de la gestión documental, pero también existe la posibilidad de realizar muchísimos análisis que facilitan la toma de decisiones en los procesos productivos y administrativos de las empresas. Un tiempo que se puede reinvertir en la toma de nuevas decisiones o cambios en los procesos para que la empresa sea mucho más productiva.

Está claro que la tecnología no ayuda en todos los ámbitos, incluida la empresa. Este es el futuro y es hora de implantar estas tecnologías para las empresas.

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Isaac Pérez es Content Manager de Panda Ancha. Tiene experiencia como redactor, editor, guionista y locutor en diferentes plataformas. Le encanta la música pero se niega a bailar.

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